Im März 2024 wurde nach langem Ringen das sogenannte Wachstumschancengesetz auf den Weg gebracht. Ein wichtiges Detail ist die Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Geschäft – also beim Leistungsaustausch zwischen Unternehmen. Diese Regelung trat zum 1. Januar 2025 in Kraft und wird schrittweise ausgeweitet.

Für Eingangsrechnungen gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung bereits seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Unternehmen und Kanzleien müssen seitdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür nicht mehr erforderlich. Für Ausgangsrechnungen bestehen Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als herkömmliches PDF, gestellt werden, sofern der Empfänger dem zustimmt.

Ab dem 1. Januar 2027 verschärfen sich die Anforderungen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen bei inländischen B2B-Umsätzen E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die Ausstellung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich für alle Unternehmen verpflichtend.

Als E-Rechnung gelten dabei nur strukturierte elektronische Formate, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen und grundsätzlich der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, etwa XRechnung oder entsprechend ausgestaltete ZUGFeRD-Formate. Soweit eine Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung besteht, ist für den Vorsteuerabzug grundsätzlich auch eine ordnungsgemäße E-Rechnung erforderlich. Eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF erfüllt in diesen Fällen die gesetzlichen Anforderungen nicht und kann den Vorsteuerabzug gefährden.

Um sicherzustellen, dass eine empfangene E-Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sollte sie vor der weiteren Verarbeitung technisch und inhaltlich validiert werden. Nur durch eine entsprechende Validierung lässt sich feststellen, ob die Rechnung den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht und alle erforderlichen Pflichtangaben enthält. Die Validierung einer E-Rechnung wird damit zu einem wesentlichen Bestandteil eines ordnungsgemäßen Rechnungsprüfungsprozesses und trägt dazu bei, Risiken beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.

Grundsätzlich ausgenommen von der Verpflichtung ist die Rechnungsstellung an Nichtunternehmer im so genannten B2C-Bereich. Dennoch bietet sich hier ein einheitliches Vorgehen an, da gerade das ZUGFeRD-Format die Vorteile einer automatisierten Weiterverarbeitungsmöglichkeit mit einer visuellen Darstellung der Rechnungsinformationen in einem PDF verbindet.

ZUGFeRD-Rechnungen können nicht nur in der Simba Software als Ausgangsrechnungen erstellt werden, auch Ihre Mandanten und Abteilungen mit Rechnungsstellung können in Simba Direkt – Faktura Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen.